Меню
Отчетность в Excel или Google Sheets? Удивительно, но до сих пор многие компании используют эти устаревшие, неэффективные, но привычные формы сбора данных. Мы поговорили с директором по консалтингу ITQuick и готовы предложить целый арсенал современных инструментов автоматизации отчетности.
Какие проблемы создает Excel? Есть ли альтернативы ведения отчетности? Насколько сложно осуществить переход на них? Мы подготовили серию статей на эту тему, где разберем подробно каждый аспект. Сегодня начнем с обсуждения отчетности в Excel и почему это часто приводит к большим финансовым потерям?
Одним из главных плюсов табличных форм отчетности является быстрый старт работы с данными. Он предоставляет простой и интуитивно понятный интерфейс, что позволяет начать работу с таблицами и формулами даже тем, кто не имеет специального образования в области аналитики. Однако, каждый пользователь может оперировать формулами так, как ему удобно, что приводит к разнообразию подходов и отсутствию единого принципа работы. Очевидно, что это усложняет совместную работу над проектами и может создавать сложности при передаче файлов между коллегами.
Неоспоримым преимуществом Excel являются встроенные формулы, которые позволяют автоматизировать рутинные расчеты и операции с данными. Однако, человеческий фактор и тут может стать проблемой. Небрежность или недостаточное внимание при вводе данных приводит к ошибкам, которые не всегда легко обнаружить из-за специфики программы (например, замена точки на запятую при вводе чисел). Поиск и исправление могут занять часы, а небольшая ошибка может привести к крупным финансовым потерям.
Еще одним плюсом Excel является его распространенность — множество пользователей работают с этой программой, что делает легким поиск ответов на вопросы и решение проблем в сети. Однако, использование только одного продукта для работы с данными может ограничить возможности и гибкость в анализе и обработке информации.
Сегодня большинство компаний используют Excel, Google Sheets и т.д., однако качество и скорость создания отчетности оставляют желать лучшего. Кроме того, не всегда можно доверять данным, представленным в отчетах (за время его подготовки, данные могут уже устареть). Для решения этих вопросов можно использовать автоматизированную платформу данных. В отличие от хранилища данных, она способна работать с любым типом данных — структурированными (табличными), слабо структурированными и с неструктурированными (текстовыми).
Построение платформы данных с учетом долгосрочного развития в теории позволяет приблизиться к автоматизации отчетности до 100% — от источника данных до получения результата. Важным аспектом использования такой платформы является возможность размещения дополнительных use-cases, что откроет путь к применению искусственного интеллекта.
Одной из интересных и перспективных тем в данной области стал виртуальный аналитик. Эта технология позволит переложить большую часть рутинных задач на ИИ-ассистента, что сделает процесс работы с данными более интуитивным. Представьте, вы владеете производством молочной продукции и вас вдруг крайне заинтересовал вопрос “Йогурт какого вкуса лучше производить по выходным?” Вы заходите в Telegram и задаете его вашему виртуальному помощнику. Он проанализирует необходимые данные и в считанные секунды предложит статистически самый подходящий вариант. К сожалению, сейчас это пока невозможно, но это то будущее аналитики данных, к которому мы идем, и для него необходимы единые правила по обработке данных и единое место их хранения. Поэтому, уходя от разрозненных систем и расчета и переходя на автоматизированные платформы, мы приближаем это заветное будущее.
Не будем голословными и рассмотрим преимущества автоматизированной отчетности в сравнении с привычной табличной формой и каким образом она может помочь компаниям успешно развиваться в условиях современной экономики.
Одним из ключевых аспектов успешного бизнеса является его стабильность. Автоматизация отчетности позволяет оперативно получать информацию о финансовом состоянии компании, об изменениях на рынке и других факторах, которые могут повлиять на бизнес. Благодаря этому руководство может быстро принимать решения и адаптировать стратегию компании к изменяющимся условиям.
Своевременная и точная отчетность позволяет принимать решения на основе актуальных данных. Это особенно важно в быстро меняющейся среде бизнеса, где каждая минута может иметь значение. Автоматизированная отчетность позволяет ускорить процесс принятия решений и сделать его более обоснованным.
Также можно быстро выявлять потенциальные риски и проблемы, которые могут возникнуть в бизнесе. В автоматической обработке данных можно включить пограничные условия, которые смогут отслеживать нетипичное поведение клиентов/менеджеров/систем и сигнализировать об этом быстрее, чем это выявится, например, в отчетах Excel. Это позволяет оперативно принимать меры по их устранению или смягчению последствий.
Кроме того, автоматизированная отчетность позволяет отслеживать кто и в каких данных вносил изменения. Благодаря этому можно быстро выявить ошибки, определить ответственных за них и принять меры для их исправления.
Компании, использующие автоматизированную отчетность, могут опережать конкурентов за счет более быстрого и точного анализа данных. Все вышеперечисленные пункты, очевидно, являются неоспоримыми преимуществами, позволяющими бизнесу побороться за лидирующую позицию на рынке.
Инвесторы всегда заинтересованы в прозрачности и достоверности информации о компании. Актуальные данные о финансовом состоянии компании и перспективы ее развития — основные факторы, способствующие привлечению дополнительных финансовых ресурсов.
Что, основываясь на нашем опыте, мотивирует компании начать автоматизацию отчетности?
Ручная агрегация и обработка данных занимают много времени, что замедляет процесс принятия решений. Низкая расширяемость ручных методов также ограничивает возможности быстрой адаптации к изменениям в бизнесе.
Многоступенчатая ручная обработка данных, интерпретация информации из различных источников, ошибки в маппинге данных и большое количество ручного труда могут привести к рискам при обработке данных.
В процессе отчетности она часто сопровождается большим количеством сверок, ручных правок и неэффективной адаптацией к изменениям в бизнесе. Упрощения, допущения и обходные пути могут привести к неточным результатам и потере ценной информации.
Автоматизированная отчетность отличается наличием единого источника правдивой информации, возможностью создания параллельных отчетов и улучшением процесса принятия решений на основе данных.
Недостаточное количество данных или данные низкого качества, неинтегрированные источники данных, долгий процесс сбора информации, ограниченная прозрачность и ответственность – все это может препятствовать эффективной отчетности.
Системы, используемые для отчетности, часто имеют ограниченные возможности симуляции сценариев “что-если” и отсутствие аудитирования работы с данными. Это создает риски и затрудняет процесс принятия решений на основе точной информации. Устаревшие технологии и привязка к поставщику могут также ограничить гибкость и возможности сопровождения системы.
Автоматизация процессов отчетности становится ключевым элементом для организаций. Она позволяет улучшить эффективность, точность и надежность процесса, что способствует принятию обоснованных решений.