Заказная разработка выгоднее готового решения, когда процессы компании не ложатся на коробку, данные дороже подписки, а система нужна на годы. Небольшой команде с типовыми процессами по-прежнему проще взять готовый сервис. Я пишу это по своему опыту: в 2026 году мы в ITQuick отказались от двух подписок, на Битрикс24 и на большую известную HRM-систему, и сделали свои системы с ИИ. Ниже — наш опыт и признаки, по которым я бы принимал такое решение в другой компании.
Что изменилось в расчёте за последний год
Ещё недавно спор «коробка или своё» для малого и среднего бизнеса решался почти сам собой. Своя система — это 2–3 месяца только до первой сырой версии, а дальше доработки. Готовый сервис подключается за день. Компании платили за подписку, потому что своя разработка стоила дороже и шла дольше.
С ИИ простые системы собираются быстро: от идеи до первой рабочей версии проходит несколько дней. На наших проектах ИИ ускоряет разработку в 3–10 раз. Аналитика при этом ускорилась заметно меньше. Понять, как на самом деле работают люди и что им мешает, по-прежнему занимает время, и в плане проекта мы считаем её по-старому.
Из-за этого первыми подписку пересчитывают небольшие и средние компании со своими процессами. Крупный бизнес в ближайшие 1–3 года, думаю, мало что поменяет: на интеграции текущих систем там уже потрачены годы и большие деньги, и резких движений никто делать не хочет. Я их понимаю. При этом среди собственников крупных компаний найдутся те, кто смотрит дальше, и с ними мы готовы разговаривать.
Почему мы ушли с двух подписок
HRM: наша база оказалась в заложниках
Несколько лет наши рекрутеры работали в стороннем HRM-сервисе. За это время там накопилось больше 8 000 кандидатов, больше 400 вакансий, переписка, комментарии и воронки. Когда мы решили уходить, нам предложили выгрузить нашу же базу за деньги.
После этого вопрос «строить своё или продолжать арендовать» для меня закрылся. Всё, что команда собирала годами, лежало в чужой инфраструктуре, и цену выхода назначал владелец сервиса. Базу мы в итоге выгрузили сами, а контракт продлевать не стали.
Разработчик, который взялся за нашу HRM, раньше не видел такую систему изнутри. Он не знал, чем куратор вакансии отличается от рекрутера и почему одному нужны все этапы подбора, а другому хватает двух из семи. Объяснения на созвонах и в переписке не помогли: всем казалось, что договорились, а открываешь результат — там другое. Дело сдвинулось, когда рекрутер начала рисовать ему экраны, без Figma и прототипов: здесь я нажимаю, сюда попадаю, это вижу, а вот это мне вообще не нужно.
Так стало видно, как устроен её день. Пять открытых окон: HeadHunter, Google Диск, Zoom, Telegram и платформа найма. Чтобы передать одно резюме заказчику, нужно пять действий: скачать файл, сохранить его, загрузить на диск, скопировать ссылку и отправить в чат. Мы настолько привыкли к этому, что перестали замечать. Задача для разработки сформулировалась сама: один экран, один поток, минимум переключений. В готовом сервисе резюме уходило заказчику только через диск и чат, и подстроить это под нас было нельзя.
Сейчас HRM работает внутри компании каждый день вместе с CRM и системой адаптации новых сотрудников. Что она умеет, описано на странице HRM.
CRM: пять недель вместо года
С Битрикс24 мы ушли по трём причинам. Интерфейс не получалось выстроить так, чтобы людям была понятна логика наших процессов. Система работала медленно, каждый новый отчёт приходилось долго настраивать. Бизнес-процессы и интеграции с другими системами собирались тяжело.
Свою CRM два разработчика с ИИ собрали за 5 недель. Классический проект такого уровня занял бы 10–12 месяцев и 8–10 разработчиков. Первая версия вместе с развитием до конца октября 2026 года обошлась нам примерно в 1 млн ₽, а систему такого уровня три года назад я бы оценил в 35–40 млн ₽. Как шла разработка и как отдел продаж принял систему, я подробно рассказал в статье «Разработка CRM с ИИ: своя система за 5 недель».
Четыре признака, что коробка уже мешает
Когда клиенты спрашивают, пора ли заказывать своё ПО, я смотрю на четыре вещи.
- Нетиповые процессы: сложная логистика или нестандартные расчёты. Коробка заставляет подгонять процесс под систему, и за каждую такую подгонку компания платит интегратору или людям, которые делают обходные операции руками.
- Копятся обходные пути. Часть работы уходит мимо основной системы в таблицы и чаты, как те пять действий рекрутера на одно резюме.
- Компания растёт. Открывается новое направление, а готовая система не умеет вести его по отдельной схеме или не выдерживает объёма.
- Контроль и безопасность. В финтехе и при работе с персональными данными нужны тонкая настройка прав и контроль над данными, а типовые сервисы дают их редко.
У нас этот момент наступил, когда рекрутер тратила на одно резюме пять действий вне системы.
Как считать деньги
За подписку платят каждый месяц, и счёт растёт вместе с командой: большинство сервисов берут плату за каждого пользователя. За свою систему платят один раз за первую версию и дальше за развитие. Поэтому свои продукты мы отдаём клиентам как актив. Код остаётся у клиента — в его репозитории или на хранении у юридической фирмы. Платы за пользователя нет, так что команду можно растить без пересмотра договора. Программа стоит на балансе компании как капитальная затрата, ежемесячной строки расходов на подписку нет.
Сравнивая варианты, я бы посчитал на три года вперёд:
- подписку за всех пользователей с учётом того, как вырастет команда;
- настройку коробки и доработки у интегратора;
- ручную работу вокруг системы: часы сотрудников на обходные пути и выгрузки;
- цену выхода — сколько стоит забрать свои данные, если сервис перестанет устраивать;
- для своей системы — первую версию, развитие в месяц, поддержку и время сотрудника, который ведёт продукт изнутри.
Вот как это выглядело у нас. За лицензии мы платили около 300 000 ₽ в год, и рядом постоянно работал разработчик, который подгонял коробку под наши процессы, — ещё 300 000 ₽ в месяц. За три года по этим цифрам набегает почти 12 млн ₽. Свою HRM два разработчика собрали за два месяца, на общем ядре с другими нашими системами, и она сразу пошла в работу. Это разовая трата, после которой остаются доработки, не больше 20 часов в месяц по ставке 2000 ₽ в час, то есть около 40 000 ₽. За те же три года доработки стоят около 1,4 млн ₽, а сопровождение подешевело примерно в семь раз.
Для ориентира: CRM мы продолжаем развивать, и это дороже поддержки — примерно 150 000 ₽ в месяц. Это 60–70% времени одного разработчика, рядом с ним работает команда ИИ-агентов.
О цене выхода мы не думали, пока нам не назвали цену за выгрузку собственной базы кандидатов.
Когда коробка всё-таки лучше
Готовый сервис я бы выбрал в трёх случаях.
- Небольшая команда и типовые процессы: стандартная воронка продаж, обычный кадровый учёт. Настроенный сервис заработает за день, а своей системе нужно время хотя бы на аналитику. Сюда же относятся проекты, мало связанные с внешними системами: чем меньше интеграций, тем лучше ложится коробка.
- Нет человека из бизнеса, который станет владельцем продукта. Наша CRM по-настоящему заработала, когда её владельцем стала руководитель отдела продаж и начала заказывать изменения под свою команду. Без такого человека даже система, собранная за пять недель, останется версией, в которой никто не работает.
- Нет инженеров с опытом больших систем. Сайт с записью к врачу или калькулятор сегодня соберёт и человек без технического образования. CRM на 20 с лишним рабочих мест, с бизнес-процессами, воронками и почтой, — уже нет: в ней больше 100 связей между частями, и у новичка ошибки копятся быстрее, чем он их замечает.
Отдельный случай — компания на 8–10 человек. Простую систему там сегодня можно собрать самостоятельно, с минимальными техническими знаниями, и это дешевле любой подписки.
Своя система требует, чтобы внутри компании за неё кто-то отвечал: обновления, права доступа, безопасность, новые требования от бизнеса. Подрядчик рано или поздно уходит из проекта, а система остаётся, поэтому код и документация должны лежать у заказчика с первого дня. Если такой готовности нет, подписка честнее.
С чего начать
Сейчас я бы начинал так же, как у нас вышло с HRM: попросил бы сотрудника, который больше всех работает в системе, нарисовать свой день по экранам: сколько окон открыто, сколько действий уходит на одну типовую операцию, что ему вообще не нужно. Такой рисунок становится первым документом для разработки, и по нему сразу видно, где компания теряет время.
Дальше мы делаем первую версию на том участке, где потери видны лучше всего, и решение о переезде принимаем по её результатам. Так устроена наша заказная разработка: ИИ пишет код, старшие инженеры отвечают за архитектуру и проверяют каждый этап.
Если хотите сравнить подписку со своей системой на ваших цифрах, приходите на бесплатную встречу. За 60 минут разберём задачу, покажем наши продукты и оценим, что имеет смысл внедрять. Заявку можно оставить на странице продуктов.
